Damit die Post auch immer unterwegs ankommt.
Sie sind viel unterwegs, auf Reisen und können daher Ihren Briefkasten nur gelegentlich leeren? Laufen Sie Gefahr, Fristen zu verpassen, weil durch all die Werbebriefe wichtige Briefe verloren gehen? Stehen Sie schließlich vor einem Stapel Papier, mit dem Sie umgehen müssen? Im digitalen Zeitalter dürfte dies nicht mehr der Fall sein. Digitale Briefkästen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Briefe bequem online zu erhalten. Sie können wichtige Korrespondenz unterwegs erledigen und Papierrechnungen sofort von Ihrem Online-Konto aus bezahlen. Das erspart Ihnen Zeit, unnötigen Ärger oder Mahngebühren und leistet durch den Verzicht auf Papier einen Beitrag zum Umweltschutz.
Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten in der Praxis?
Eine echte, vor allem digitale Alternative ist der digitale Briefkasten: Mit einem digitalen Briefkasten wird Ihre Tagespost per Nachsendeauftrag an den Dienstleister Ihrer Wahl weitergeleitet. Dort wird scanbare Post geöffnet und der Inhalt digitalisiert.
Funktioniert der digitaler Briefkasten einwandfrei bei jeder Post?
Pakete sind selbstverständlich vom Scanservice ausgenommen. Speditionsdienste berücksichtigen nur aufgegebene Briefe. Bei Briefen von Behörden gibt es oft Bedenken, ob der Scan-Service des Anbieters richtig funktioniert. Denn Gerichte, Pensionen, Ämter und Banken sind oft gesetzlich verpflichtet, Post an registrierte Adressen zuzustellen. Dazu wird in der Regel eine Vorankündigung auf den Briefumschlag gedruckt, dass bei einem Umzug des Empfängers (oder bei Erteilung eines Nachsendeauftrags über einen Nachsendedienst) der Brief an den Absender zurückzusenden ist.
Hierzu hat CAYA auf die Frage wie folgt geantwortet: „Kommunikation mit Behörden funktioniert nach unserer Erfahrung aus hunderttausenden Briefen problemlos. Die Briefe werden i.d.R. problemlos weitergeleitet. Behörden arbeiten i.d.R. nicht mit Vorausverfügungen (nur weil jemand das auf einen Brief schreibt, hält sich die Post nicht daran. Eine Vorausverfügung kann nur noch kostenpflichtig als Teil von Premium-Adresse gebucht werden)“.
Welche Arten von Anbietern gibt es?
In Deutschland bieten inzwischen mehrere Unternehmen digitale Briefkästen an. Alle Briefsendungen, auch Einschreiben, können eingescannt und in digitaler Form bereitgestellt werden. Je nach Anbieter stehen unterschiedliche Abwicklungsmöglichkeiten zur Verfügung, etwa die Beantwortung von Briefen oder das Bezahlen von Rechnungen direkt aus der App heraus. Welche Zusatzleistungen Sie in Anspruch nehmen können, hängt von der Wahl Ihres Anbieters ab.
Mit welchen Anbietern ist man gut ausgestattet?
Grundsätzlich wird es wohl nicht den einzig wahren Anbieter geben, weil die Unternehmen mit ihren Produkten unterschiedliche Funktionen anbieten und so immer etwas Freiraum bei der Entscheidung gegeben wird. Es hängt davon ab, welche Features man in seinem digitalen Postfach haben möchte. Vertrauenswürdige Anbieter mit einem breiten Spektrum an Features sind Caya, ClevverMail, E-POSTSCAN, Dropscan oder auch dogado.
Fazit: Warum sollte man sich überhaupt einen digitalen Briefkasten anlegen?
Neben dem Wegfall von Verwaltungsarbeit können Sie als Unternehmer oder Privatperson viel Papier einsparen. Ein wichtiger Schritt auf diesem Weg ist der digitale Briefkasten. Sobald lästiger Papierkram in Ihrem Postfach landet, können Sie ihn loswerden. Mit der Modernisierung wird bestimmt in naher Zukunft es zum Standard werden, einen digitalen Briefkasten zu besitzen. Somit könnte man sich schon einmal auf die Umsteigen des Postweges vorbereiten.
Natürlich ist ein digitales Postfach nicht für Jeden geeignet. Aber wenn man mal ein bisschen Ordnung ohne den ganzen Papierkram haben möchte, könnte die Umstellung gar nicht mal so verkehrt sein.
Auflistung aller im Beitrag genannten Dienste
- CAYA 🔗
- E-POSTCAN
- Dropscan
- dogado
- ClevverMail
